Auditoría del contrato de arrendamiento: qué es y cómo se prepara el arrendador

Una auditoría del contrato de arrendamiento es la revisión de la renta, los gastos comunes y los demás importes facturados con arreglo a un contrato de arrendamiento frente a las condiciones del propio contrato, para confirmar que cada importe se calculó y se cobró como se pactó. La mayoría de estas auditorías las inician los inquilinos, que quieren comprobar los gastos de funcionamiento que comparten, pero un arrendador o un property manager puede hacer la misma revisión en sus propios contratos, y quien está bien preparado responde a una auditoría en días, no en meses.

Qué revisa una auditoría del contrato de arrendamiento

El contrato es la referencia. La auditoría compara tres cosas con él:

• La renta. ¿Se facturó la renta fija tal como la establece el contrato, con las rentas escalonadas y la actualización de la renta aplicadas en las fechas y al tipo correctos? ¿Se respetó el periodo de carencia o la renta reducida durante los meses pactados?
• Los gastos comunes. ¿Qué costes se repercutieron, eran repercutibles según el contrato, cómo se calculó la parte de cada inquilino y se aplicaron los límites máximos, las exclusiones o los importes fijos? De aquí sale la mayor parte de los hallazgos de una auditoría.
• Las fechas y la superficie. ¿Se facturó el contrato desde la fecha de inicio correcta hasta la fecha de fin correcta, sobre la superficie correcta, y un cambio de local o de superficie se reflejó en las facturas desde el día correcto?

En un centro comercial la auditoría también cubre la renta variable: las ventas declaradas, el umbral de ventas y el porcentaje. Esa mecánica está en nuestra guía sobre la renta variable sobre ventas.

Por qué la piden los inquilinos

Muchos contratos de arrendamiento comercial reconocen al inquilino el derecho a examinar los justificantes de los gastos comunes del arrendador, normalmente dentro de un plazo desde la liquidación anual. Los inquilinos lo usan cuando la liquidación es muy superior a los pagos a cuenta del año, cuando una parte parece desproporcionada para su superficie o, simplemente, porque un nuevo equipo financiero quiere saber qué está pagando. La pregunta más frecuente no es sobre una factura concreta, sino sobre el cálculo: cómo se ha calculado mi parte y sobre qué total.

Un ejemplo típico es el denominador. Un coste puede repartirse sobre la superficie arrendable del edificio y otro sobre la superficie ocupada, y en un edificio con plantas vacías los dos dan partes distintas. Explicar qué criterio se aplicó y por qué, con la cláusula del contrato que lo respalda, resuelve la mayoría de estas preguntas. Lo que un contrato puede o debe decir sobre el derecho a examinar los justificantes, los plazos y quién paga la auditoría es asunto de su asesor jurídico.

Cómo se prepara el arrendador

Responder a una auditoría es fácil cuando los datos que hay detrás de las facturas ya están en orden. La preparación es el mismo trabajo que hace que la liquidación anual salga bien desde el principio.

• Cada contrato en el registro, con sus cláusulas. La renta, los tramos, la regla de actualización, los gastos repercutibles, los límites máximos y las exclusiones, las fechas y la superficie, registrados en el contrato cuando se firma o se modifica, no en un archivo aparte.
• Un criterio de reparto por cada partida de gasto. Para cada coste del edificio, la regla que lo reparte entre los locales: un coeficiente por local o un cargo directo a un inquilino. Definido una vez, aplicado cada año y visible en la liquidación.
• Facturas de proveedores frente al presupuesto. Los costes repercutidos tienen detrás una factura del proveedor, registrada a lo largo del año y comparada con el presupuesto, de modo que el coste real de cada partida está ahí cuando alguien lo pide.
• Una liquidación que sale del ejercicio. Al cierre del año, el presupuesto se liquida frente a los costes reales y la parte de cada inquilino se compara con lo facturado. El importe a pagar o el abono es el resultado de esa liquidación, no una cifra calculada después.
• Un historial que se conserva. Cuando un local se divide, se une a otro o se vuelve a medir, el local antiguo y sus facturas siguen siendo legibles, de modo que un cargo de hace dos años aún puede seguirse hasta la superficie sobre la que se facturó.

Auditar sus propios contratos

La misma revisión merece la pena desde el lado del arrendador, con un calendario fijo y no a petición. Tres comprobaciones detectan la mayor parte de lo que falla:

• Rentas escalonadas y actualización de la renta. Para cada contrato, compare la renta facturada este año con la renta que, según el contrato, debería aplicarse este año. Un tramo que nunca se aplicó, o una actualización aplicada con un año de retraso, es dinero que se pierde en silencio cada mes.
• Fechas clave. Contratos que han pasado un vencimiento o una fecha de opción sin una decisión registrada, y contratos cuya superficie o local facturados ya no coinciden con el plano.
• Cargos sin cláusula. Cualquier coste repercutido a un inquilino que el contrato no recoge como repercutible, o que supera un límite máximo del contrato.

Una auditoría de este tipo es también el primer paso cuando un edificio cambia de propietario o de gestor, porque es entonces cuando salen a la luz las interpretaciones laxas de los contratos. Cómo se fija la renta fija y cómo cambia durante el contrato está en nuestra guía sobre la renta fija.

Cómo apoya VemLease una auditoría del contrato de arrendamiento

En VemLease, el contrato es el registro frente al que se comprueba la auditoría. Las rentas escalonadas, la actualización de la renta y la renta variable se definen en el contrato en un solo flujo, de modo que la renta facturada en cualquier año puede leerse en el contrato que se firmó. Las fechas clave, las opciones y las renovaciones se siguen en el contrato, con avisos antes de cada vencimiento.

Para los gastos comunes, el presupuesto del edificio se reparte en cuotas según los criterios de reparto definidos en el edificio, las cuotas se facturan cada mes o cada trimestre, las facturas de proveedores se registran a lo largo del año y se comparan con el presupuesto, y al cierre del año el presupuesto se liquida frente a los costes reales. Los locales se conservan con sus superficies y sus fechas; cuando un local se divide o se une a otro, el local antiguo se da por finalizado, nunca se elimina, de forma que los contratos, las facturas y el historial de ocupación siguen siendo legibles. El rent roll, la gestión de facturas y el seguimiento de ingresos están en un solo sistema, en el conjunto de activos y sociedades, con informes personalizables y un cubo de datos para su herramienta de BI.

Lea más sobre la liquidación de gastos comunes y el seguimiento de contratos y fechas clave, o vea cómo transcurre el año de gastos comunes en un edificio de oficinas (en inglés).

Preguntas sobre la auditoría del contrato de arrendamiento

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