Gennemgang af lejekontrakt: hvad det er, og hvordan udlejer forbereder sig

En gennemgang af lejekontrakten (på engelsk lease audit) er en kontrol af den leje, de driftsudgifter og de øvrige beløb, der er opkrævet efter en lejekontrakt, mod kontraktens egne vilkår, for at bekræfte, at hvert beløb er beregnet og opkrævet som aftalt. De fleste gennemgange sættes i gang af lejere, der vil tjekke de driftsudgifter, de er med til at betale, men en udlejer eller ejendomsadministrator kan køre den samme kontrol på sine egne lejekontrakter, og den, der er godt forberedt, svarer på en gennemgang på dage i stedet for måneder.

Hvad en gennemgang af lejekontrakten ser på

Lejekontrakten er referencen. Gennemgangen sammenholder tre ting med den:

• Lejen. Er basislejen opkrævet, som den er fastsat i lejekontrakten, med trappeleje og indeksregulering anvendt på de rigtige datoer og med den rigtige sats? Er en lejefri periode eller en nedsat leje respekteret i de aftalte måneder?
• Driftsudgifterne. Hvilke udgifter er lagt over på lejeren, måtte de opkræves efter lejekontrakten, hvordan er hver lejers andel beregnet, og er lofter, undtagelser eller faste beløb anvendt? Det er her, de fleste fund i en gennemgang kommer fra.
• Datoerne og arealet. Er lejekontrakten opkrævet fra den rigtige startdato til den rigtige slutdato, på det rigtige areal, og er en ændring af lejemål eller areal afspejlet i fakturaerne fra den rigtige dag?

I et butikscenter dækker gennemgangen også omsætningsleje: den indberettede omsætning, omsætningsgrænsen og procentsatsen. Den mekanik står i vores guide til omsætningsleje.

Hvorfor lejere beder om en gennemgang

Mange erhvervslejekontrakter giver lejeren ret til at gennemgå udlejerens bilag for driftsudgifterne, som regel inden for en bestemt frist efter driftsregnskabet. Lejere bruger den, når regnskabet er meget højere end det aconto, de har betalt i årets løb, når en andel ikke ser ud til at passe til deres areal, eller simpelthen fordi en ny økonomiafdeling vil vide, hvad den betaler for. Det mest almindelige spørgsmål handler ikke om en enkelt faktura, men om beregningen: hvordan er min andel regnet ud, og i forhold til hvilket samlet tal?

Et typisk eksempel er fordelingsgrundlaget. Én udgift kan være fordelt på ejendommens samlede udlejningsareal, en anden på det udlejede areal, og i en ejendom med tomme etager giver de to forskellige andele. At forklare, hvilken regel der er anvendt og hvorfor, med den bestemmelse i lejekontrakten, der understøtter den, afgør de fleste af disse spørgsmål. Hvad en lejekontrakt må eller skal indeholde om ret til gennemgang, frister, og hvem der betaler for en gennemgang, er en sag for jeres juridiske rådgiver.

Sådan forbereder udlejer sig

En gennemgang er nem at svare på, når dataene bag fakturaerne allerede er i orden. Forberedelsen er det samme arbejde, som gør driftsregnskabet rigtigt i første omgang.

• Hver lejekontrakt i lejelisten, med sine bestemmelser. Lejen, trappelejen, reglen for indeksregulering, de udgifter, der kan opkræves, lofter og undtagelser, datoerne og arealet, registreret på lejekontrakten, når den underskrives eller ændres, ikke i en sidefil.
• Én fordelingsnøgle pr. udgiftspost. For hver udgift på ejendommen den regel, der fordeler den mellem lejemålene: et fordelingstal pr. lejemål eller en direkte opkrævning hos én lejer. Defineret én gang, anvendt hvert år, synlig på regnskabet.
• Leverandørfakturaer mod budgettet. De udgifter, der er lagt over på lejerne, har en leverandørfaktura bag sig, registreret i årets løb og sammenholdt med budgettet, så den faktiske udgift for hver post er der, når nogen beder om den.
• En afregning, der følger af året. Ved årets udgang afregnes budgettet mod de faktiske udgifter, og hver lejers andel sammenholdes med det, der er opkrævet. Det skyldige beløb eller tilgodehavendet er resultatet af den afregning, ikke et tal, der er regnet ud bagefter.
• Historik, der bliver stående. Når et lejemål er opdelt, sammenlagt eller opmålt på ny, kan det gamle lejemål og dets fakturaer stadig læses, så en opkrævning fra to år tilbage stadig kan spores til det areal, den blev opkrævet på.

Gennemgang af jeres egne lejekontrakter

Den samme gennemgang er værd at køre fra udlejerens side, efter en fast plan og ikke kun, når nogen beder om det. Tre tjek fanger det meste af det, der går galt:

• Trappeleje og indeksregulering. Sammenlign for hver lejekontrakt den leje, der er opkrævet i år, med den leje, lejekontrakten siger skal gælde i år. Et lejetrin, der aldrig er gennemført, eller en indeksregulering, der er gennemført et år for sent, er penge, der stille går tabt hver måned.
• Kritiske datoer. Lejekontrakter, der har passeret en udløbsdato eller en optionsdato, uden at der er registreret en beslutning, og lejekontrakter, hvor det opkrævede areal eller lejemål ikke længere svarer til plantegningen.
• Opkrævninger uden en bestemmelse. Enhver udgift lagt over på en lejer, som lejekontrakten ikke nævner som en udgift, der kan opkræves, eller som overstiger et loft i lejekontrakten.

En gennemgang af denne slags er også det første skridt, når en ejendom skifter ejer eller administrator, for det er der, upræcise fortolkninger af lejekontrakterne kommer for en dag. Hvordan den faste leje fastsættes og ændrer sig i lejeperioden, står i vores guide til basisleje.

Sådan understøtter VemLease en gennemgang af lejekontrakten

I VemLease er lejekontrakten det grundlag, gennemgangen holdes op imod. Trappeleje, indeksregulering og omsætningsleje sættes op på lejekontrakten i ét forløb, så den leje, der er opkrævet i et givet år, kan aflæses af den lejekontrakt, der blev underskrevet. Kritiske datoer, optioner og forlængelser følges på lejekontrakten med påmindelser, før de forfalder.

For driftsudgifterne fordeles ejendommens budget i andele efter fordelingsnøgler, der er defineret på ejendommen, andelene opkræves aconto månedligt eller kvartalsvis, leverandørfakturaer registreres i årets løb og sammenholdes med budgettet, og ved årets udgang afregnes budgettet mod de faktiske udgifter. Lejemål bevares med deres arealer og datoer; når et lejemål opdeles eller sammenlægges, bliver det gamle lejemål afsluttet, aldrig slettet, så kontrakter, fakturaer og belægningshistorik stadig kan læses. Lejeliste, fakturastyring og opfølgning på indtægter ligger i ét system på tværs af ejendomme og selskaber, med rapporter, der kan tilpasses, og en datakube til jeres BI-værktøj.

Læs mere om driftsregnskab og afregning af fællesudgifter og kontraktfrister og kritiske datoer, eller se, hvordan driftsregnskabsåret forløber i en kontorejendom (på engelsk).

Spørgsmål om gennemgang af lejekontrakter

Alle artikler på VemLease-bloggen