Audit del contratto di locazione: cos’è e come si prepara il locatore

L’audit del contratto di locazione, in inglese lease audit, è la verifica del canone, degli oneri accessori e degli altri importi fatturati in base a un contratto di locazione rispetto alle condizioni del contratto stesso, per confermare che ogni importo sia stato calcolato e addebitato come concordato. Nella maggior parte dei casi l’audit parte dal conduttore, che vuole controllare i costi di gestione che condivide con gli altri conduttori, ma un locatore o un gestore può fare la stessa verifica sui propri contratti, e chi è ben preparato risponde a un audit in giorni anziché in mesi.

Che cosa controlla un audit del contratto di locazione

Il riferimento è il contratto. L’audit confronta tre cose con il contratto:

• Il canone. Il canone base è stato fatturato come stabilito dal contratto, con gli scalini del canone a scaletta e l’indicizzazione applicati alle date giuste e nella misura giusta? Un periodo di free rent o un canone ridotto sono stati rispettati per i mesi concordati?
• Gli oneri accessori. Quali costi sono stati riaddebitati, erano riaddebitabili in base al contratto, come è stata calcolata la quota di ciascun conduttore, e sono stati applicati tetti, esclusioni o importi forfettari? È qui che nasce la maggior parte dei rilievi di un audit.
• Le date e la superficie. Il contratto è stato fatturato dalla data di inizio giusta alla data di fine giusta, sulla superficie giusta, e un cambio di unità o di superficie è stato riportato nelle fatture dal giorno giusto?

In un centro commerciale l’audit copre anche il canone variabile: le vendite dichiarate, la soglia e la percentuale. Il meccanismo è spiegato nella nostra guida al canone variabile.

Perché i conduttori lo chiedono

Molti contratti di locazione commerciale riconoscono al conduttore un diritto di verifica sui documenti giustificativi degli oneri accessori, di norma entro un termine stabilito dopo il rendiconto annuale. I conduttori lo esercitano quando il rendiconto è molto più alto degli acconti versati durante l’anno, quando una quota sembra sproporzionata rispetto alla loro superficie, o semplicemente perché un nuovo team finanziario vuole sapere che cosa sta pagando. La domanda più frequente non riguarda una singola fattura ma il calcolo: come è stata determinata la mia quota, e rispetto a quale totale?

Un esempio tipico è il denominatore. Un costo può essere ripartito sulla superficie locabile dell’immobile, un altro sulla superficie occupata, e in un immobile con piani sfitti i due criteri danno quote diverse. Spiegare quale regola è stata applicata e perché, con la clausola del contratto che la sostiene, chiude la maggior parte di queste domande. Che cosa un contratto può o deve prevedere sul diritto di verifica, sui termini e su chi paga l’audit è materia per il tuo consulente legale.

Come si prepara il locatore

Rispondere a un audit è facile quando i dati dietro le fatture sono già in ordine. La preparazione è lo stesso lavoro che rende corretto il rendiconto annuale fin dall’inizio.

• Ogni contratto nel registro, con le sue clausole. Il canone, gli scalini, la regola di indicizzazione, i costi riaddebitabili, i tetti e le esclusioni, le date e la superficie, registrati sul contratto quando viene firmato o modificato, non in un file a parte.
• Un criterio di ripartizione per ogni voce di costo. Per ogni costo dell’immobile, la regola che lo divide tra le unità: un coefficiente per unità o un addebito diretto a un solo conduttore. Definito una volta, applicato ogni anno, visibile sul rendiconto.
• Le fatture dei fornitori a confronto con il preventivo. I costi riaddebitati hanno dietro una fattura del fornitore, registrata durante l’anno e confrontata con il preventivo, così il costo effettivo di ogni voce è disponibile quando qualcuno lo chiede.
• Un conguaglio che deriva dall’anno. A fine anno il preventivo viene conguagliato con i costi effettivi e la quota di ogni conduttore viene confrontata con quanto fatturato. L’importo dovuto o il credito è il risultato di quel conguaglio, non una cifra ricostruita a posteriori.
• Una storia che resta. Quando un’unità è stata frazionata, accorpata o rimisurata, la vecchia unità e le sue fatture restano leggibili, così un addebito di due anni fa si può ancora ricondurre alla superficie su cui è stato fatturato.

Fare l’audit dei propri contratti

La stessa verifica vale la pena farla anche dal lato del locatore, a scadenza fissa e non su richiesta. Tre controlli intercettano la maggior parte di ciò che va storto:

• Scalini e indicizzazione. Per ogni contratto, confronta il canone fatturato quest’anno con il canone che secondo il contratto dovrebbe applicarsi quest’anno. Uno scalino mai applicato, o un’indicizzazione applicata con un anno di ritardo, è denaro che si perde in silenzio ogni mese.
• Date critiche. Contratti che hanno superato una scadenza o una data di opzione senza una decisione registrata, e contratti la cui superficie o unità fatturata non corrisponde più alla planimetria.
• Addebiti senza clausola. Qualsiasi costo riaddebitato a un conduttore che il contratto non indica come riaddebitabile, o che supera un tetto previsto dal contratto.

Un audit di questo tipo è anche il primo passo quando un immobile cambia proprietario o gestore, perché è in quel momento che vengono alla luce le interpretazioni elastiche dei contratti. Come si determina il canone fisso e come cambia nel corso della locazione è nella nostra guida al canone base.

Come VemLease supporta un audit del contratto di locazione

In VemLease il contratto è il documento di riferimento con cui l’audit viene confrontato. Canoni a scaletta, indicizzazione e canone variabile si impostano sul contratto in un unico flusso, così il canone fatturato in qualsiasi anno si può leggere dal contratto che è stato firmato. Date critiche, opzioni e rinnovi sono seguiti sul contratto, con un avviso prima di ogni scadenza.

Per gli oneri accessori, il preventivo dell’immobile viene suddiviso in quote secondo i criteri di ripartizione definiti sull’immobile, le quote vengono fatturate ogni mese o ogni trimestre, le fatture dei fornitori vengono registrate durante l’anno e confrontate con il preventivo, e a fine anno il preventivo viene conguagliato con i costi effettivi. Le unità sono conservate con le loro superfici e le loro date; quando un’unità viene frazionata o accorpata, la vecchia unità viene chiusa, mai eliminata, così contratti, fatture e storia dell’occupazione restano leggibili. Rent roll, gestione delle fatture e monitoraggio dei ricavi sono in un unico sistema su tutti gli asset e tutte le società, con report personalizzabili e un cubo dati per il tuo strumento di BI.

Leggi di più sul conguaglio degli oneri accessori e sullo scadenziario dei contratti e date critiche, oppure guarda come si svolge l’anno degli oneri accessori in un immobile a uso ufficio (in inglese).

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