Kira sözleşmesi denetimi: nedir ve kiraya veren buna nasıl hazırlanır?

Kira sözleşmesi denetimi; bir kira sözleşmesi kapsamında faturalanan kira, ortak giderler ve diğer tutarların, her tutarın anlaşıldığı gibi hesaplanıp faturalandığını doğrulamak için sözleşmenin hükümleriyle karşılaştırılmasıdır. Denetimlerin çoğunu, paylaştıkları işletme giderlerini kontrol etmek isteyen kiracılar başlatır; ancak kiraya veren ya da mülk yöneticisi de aynı incelemeyi kendi sözleşmelerinde yapabilir ve iyi hazırlanan taraf bir denetimi aylar değil günler içinde yanıtlar.

Kira sözleşmesi denetimi neye bakar?

Referans, sözleşmenin kendisidir. Denetim üç şeyi sözleşmeyle karşılaştırır:

• Kira. Baz kira sözleşmede belirlendiği gibi mi faturalandı; kira kademeleri ve endeksleme doğru tarihlerde ve doğru oranla mı uygulandı? Kirasız dönem ya da indirimli kira, anlaşılan aylar boyunca uygulandı mı?
• Ortak giderler. Hangi giderler yansıtıldı, bunlar sözleşmeye göre yansıtılabilir giderler miydi, her kiracının payı nasıl hesaplandı; üst sınırlar, hariç tutulan kalemler ya da sabit ücretler uygulandı mı? Denetim bulgularının çoğu buradan çıkar.
• Tarihler ve alan. Sözleşme doğru başlangıç tarihinden doğru bitiş tarihine kadar, doğru alan üzerinden mi faturalandı; bir birim ya da alan değişikliği faturalara doğru günden itibaren yansıdı mı?

Bir AVM’de denetim ciro kirasını da kapsar: bildirilen satışlar, ciro eşiği ve oran. Bu işleyişi ciro kirası rehberimizde anlatıyoruz.

Kiracılar neden denetim ister?

Birçok ticari kira sözleşmesi kiracıya, genellikle yıl sonu mutabakatından sonra belirli bir süre içinde, ortak giderlere ilişkin kiraya verenin kayıtlarını inceleme hakkı tanır. Kiracılar bu hakkı mutabakat yıl içinde ödedikleri avansın çok üzerinde çıktığında, payları alanlarına göre orantısız göründüğünde ya da yalnızca yeni bir finans ekibi neyin karşılığını ödediğini bilmek istediğinde kullanır. En sık sorulan soru tek bir faturayla değil hesaplamayla ilgilidir: payım nasıl hesaplandı ve hangi toplam üzerinden?

Tipik bir örnek paydadır. Bir gider binanın kiralanabilir alanına, bir başkası dolu alana göre bölünebilir; boş katları olan bir binada bu ikisi farklı paylar verir. Hangi kuralın neden uygulandığını, dayandığı sözleşme maddesiyle birlikte açıklamak bu soruların çoğunu çözer. Bir kira sözleşmesinin denetim hakkı, süreler ve denetimin masrafını kimin karşılayacağı konusunda neler içerebileceği ya da içermesi gerektiği ise hukuk danışmanınızın işidir.

Kiraya veren nasıl hazırlanır?

Faturaların arkasındaki veriler zaten düzenliyse bir denetimi yanıtlamak kolaydır. Hazırlık, yıl sonu mutabakatını en baştan doğru yapan çalışmanın aynısıdır.

• Her sözleşme, maddeleriyle birlikte kira listesinde. Kira, kademeler, endeksleme kuralı, yansıtılabilir giderler, üst sınırlar ve hariç tutulan kalemler, tarihler ve alan; sözleşme imzalandığında ya da değiştirildiğinde ayrı bir dosyaya değil, sözleşmenin üzerine kaydedilir.
• Her gider kalemi için tek bir dağıtım anahtarı. Binanın her gideri için onu birimler arasında bölen kural: birim başına bir katsayı ya da tek bir kiracıya doğrudan yansıtma. Bir kez tanımlanır, her yıl uygulanır, mutabakatta görünür.
• Bütçeye karşı tedarikçi faturaları. Yansıtılan giderlerin arkasında yıl boyunca kaydedilen ve bütçeyle karşılaştırılan bir tedarikçi faturası vardır; böylece her kalemin gerçek maliyeti, biri sorduğunda hazırdır.
• Yıl içindeki kayıtlardan çıkan bir mutabakat. Yıl sonunda bütçe gerçekleşen giderlerle kapatılır ve her kiracının payı faturalananla karşılaştırılır. Ödenecek tutar ya da iade, sonradan hesaplanan bir rakam değil, bu mutabakatın sonucudur.
• Silinmeyen geçmiş. Bir birim bölündüğünde, birleştirildiğinde ya da yeniden ölçüldüğünde eski birim ve faturaları okunabilir kalır; böylece iki yıl önceki bir gider, faturalandığı alana kadar hâlâ izlenebilir.

Kendi sözleşmelerinizi denetlemek

Aynı incelemeyi kiraya veren tarafında, talep gelince değil düzenli bir takvimle yapmak da değerlidir. Üç kontrol, yanlış giden şeylerin çoğunu yakalar:

• Kira kademeleri ve endeksleme. Her sözleşme için bu yıl faturalanan kirayı, sözleşmeye göre bu yıl geçerli olması gereken kirayla karşılaştırın. Hiç uygulanmamış bir kademe ya da bir yıl geç uygulanmış bir endeks, her ay sessizce kaybedilen paradır.
• Önemli tarihler. Bitiş ya da opsiyon tarihini kayıtlı bir karar olmadan geçmiş sözleşmeler ve faturalanan alanı ya da birimi artık kat planıyla örtüşmeyen sözleşmeler.
• Maddesi olmayan giderler. Sözleşmenin yansıtılabilir gider olarak saymadığı ya da sözleşmedeki bir üst sınırı aşan, kiracıya yansıtılmış her gider.

Bu tür bir denetim, bir bina el değiştirdiğinde ya da yöneticisi değiştiğinde de ilk adımdır; çünkü sözleşmelerin gevşek yorumları o zaman ortaya çıkar. Sabit kiranın nasıl belirlendiği ve sözleşme süresince nasıl değiştiği baz kira rehberimizde anlatılıyor.

VemLease kira sözleşmesi denetimini nasıl destekler?

VemLease’te denetimin karşılaştırıldığı kayıt sözleşmenin kendisidir. Kademeli kira, endeksleme ve ciro kirası sözleşmede tek akışta tanımlanır; böylece herhangi bir yılda faturalanan kira, imzalanan sözleşmeden okunabilir. Önemli tarihler, opsiyonlar ve yenilemeler, tarihleri gelmeden önce uyarı verilerek sözleşme üzerinde takip edilir.

Ortak giderlerde binanın bütçesi, bina üzerinde tanımlanan dağıtım anahtarlarıyla paylara bölünür; paylar aylık ya da üç aylık faturalanır, tedarikçi faturaları yıl boyunca kaydedilip bütçeyle karşılaştırılır ve yıl sonunda bütçe gerçekleşen giderlerle kapatılır. Birimler alanları ve tarihleriyle tutulur; bir birim bölündüğünde ya da birleştirildiğinde eski birim sonlandırılır, hiçbir zaman silinmez; böylece sözleşmeler, faturalar ve doluluk geçmişi okunabilir kalır. Kira listesi, fatura yönetimi ve gelir takibi, tüm varlıklar ve şirketler için tek sistemdedir; özelleştirilebilir raporlar ve BI aracınız için bir veri küpüyle birlikte.

Ortak gider mutabakatı ile sözleşme takibi ve önemli tarihler hakkında daha fazla bilgi alın ya da ortak gider yılının bir ofis binasında (İngilizce) nasıl işlediğini görün.

Kira sözleşmesi denetimi hakkında sorular

VemLease blogundaki tüm yazılar