Logiciel pour administrateurs de biens : immeubles d’habitation et portefeuilles résidentiels
Tous les baux du portefeuille sur un seul registre : les immeubles, les logements, les places de parking et les caves, le loyer avec ses paliers et son indexation, les échéances, et les charges de chaque immeuble, du budget au décompte annuel. Un logiciel administrateur de biens conçu pour les propriétaires et gestionnaires d’immeubles d’habitation et de portefeuilles résidentiels.
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Ce qu’un propriétaire résidentiel tient dans VemLease
Un portefeuille résidentiel, ce sont beaucoup de petits lots sur beaucoup de baux, avec un loyer qui évolue selon une règle et des charges qu’il faut répartir équitablement entre les logements. VemLease tient l’immeuble, les lots, les baux et les charges dans un seul système, où les équipes immobilières et financières peuvent les consulter.
L’immeuble et ses logements
L’immeuble avec son adresse, ses étages et, le cas échéant, ses entrées ou cages d’escalier, et chaque lot qu’il contient : logements, places de parking et caves, chacun avec sa surface, son statut et ses dates de début et de fin.
Des lots qui évoluent
Quand deux appartements n’en font plus qu’un, ou qu’un rez-de-chaussée est divisé en deux, les lots sont scindés ou fusionnés à une date donnée. Les anciens lots sont clôturés, jamais supprimés, de sorte que l’historique des baux et des factures reste lisible.
Des baux avec leurs échéances
Les dates de fin, les dates de renouvellement et les autres échéances clés de chaque bail sont suivies, avec des alertes avant qu’elles n’arrivent à terme.
Paliers de loyer et indexation
Les paliers de loyer et l’indexation sont saisis sur le bail en un seul flux, de sorte que le loyer de chaque logement est connu pour chaque année de la durée du bail. Sur plusieurs marchés, les indices officiels sont lus automatiquement.
Les charges de l’immeuble
Le budget de charges de l’immeuble, les clés de répartition, les appels de fonds et le décompte annuel, pour un immeuble loué par un seul propriétaire ou partagé entre plusieurs propriétaires.
Propriétaires, sociétés et portefeuilles
Un lot peut avoir plusieurs propriétaires avec leurs pourcentages de détention. Les baux sont tenus par société et par dossier de gestion, de sorte qu’un portefeuille réparti sur plusieurs sociétés et plusieurs marchés fonctionne dans un seul système.
L’exercice de charges d’un immeuble d’habitation, du budget au décompte annuel
Dans un immeuble d’habitation, les charges sont la première source de questions des locataires et des propriétaires. Voici comment se déroule l’exercice quand l’immeuble est dans VemLease.
1. Le budget est fixé sur l’immeuble
Le budget de charges de l’année est saisi par poste : nettoyage, ascenseur, fluides des parties communes, assurance, entretien et administration.
2. Le budget est réparti par clés de répartition
Chaque poste est réparti entre les lots selon une clé de répartition : un coefficient par lot, ou une imputation directe à un seul lot. Autant de clés que l’immeuble en a besoin, définies une fois sur l’immeuble. Quand un lot a plusieurs propriétaires, sa quote-part est répartie selon leurs pourcentages de détention.
3. Les quotes-parts sont facturées et les charges sont suivies
Les quotes-parts sont facturées chaque mois ou chaque trimestre et l’encaissement est suivi. Les factures des fournisseurs sont enregistrées tout au long de l’année et comparées au budget.
4. L’exercice est clôturé
En fin d’année, le budget est régularisé sur la base des charges réelles et la part de chaque lot est comparée à ce qui a été facturé, de sorte que le solde à payer ou le trop-perçu découle de l’exercice, et non d’un tableur construit en janvier.
Quelles charges peuvent être refacturées à un locataire, et dans quelles limites, varie selon le marché et selon le bail et relève de votre conseil juridique ; VemLease conserve ce qui a été convenu et le facture tel quel.
Location et répartition des charges, ensemble ou séparément
VemLease comporte deux domaines qui s’utilisent séparément ou ensemble sur le même immeuble : la location, qui tire des revenus des lots, et le contrôle des charges, qui répartit les charges entre les propriétaires. Une société qui loue les appartements qu’elle possède utilise les deux. Un immeuble dont les logements appartiennent à de nombreux propriétaires utilise le volet charges pour tous et le volet location pour les propriétaires qui louent.
Location
Propriétaires, locataires, lots à louer, baux, facturation et dossiers de gestion. L’état locatif (rent roll) de l’immeuble est construit à partir des baux.
Répartition des charges
Le budget de l’immeuble, ses clés de répartition, les appels de fonds adressés à chaque lot, les factures des fournisseurs rapprochées du budget et le décompte annuel.
Les utilisateurs ne voient que les menus auxquels ils ont droit, de sorte qu’une équipe de gestion locative et une équipe comptable travaillent dans le même système sans voir les écrans l’une de l’autre.
Le bail, à côté de vos autres systèmes
VemLease est le volet bail, loyer et charges. Il se connecte aux systèmes qui tiennent le reste.
Votre ERP et votre CRM
Des connecteurs pour SAP, Microsoft Dynamics, Sage et Salesforce, une API REST pour le reste, et un cube de données SQL Server lisible par n’importe quel outil de BI.
Des commerces dans l’immeuble
Quand un immeuble a des commerces en rez-de-chaussée, leurs baux portent un loyer variable sur le chiffre d’affaires que les locataires déclarent via le portail locataire, sur le même immeuble que les logements.
Le reste du portefeuille
Les bureaux, les centres commerciaux et les locaux commerciaux sont gérés dans le même système, avec l’état locatif et les échéances clés remontés sur l’ensemble du portefeuille.
Un seul système derrière le portefeuille
Chaque partie du travail a sa propre page.
Gestion des baux
Baux et contrats, échéances clés, paliers de loyer et charges dans un seul système.
Charges locatives et régularisation
Les charges de chaque bail, régularisées à côté du bail dont elles découlent.
État locatif
Le loyer de chaque lot, construit à partir des baux, sur toutes les sociétés.
Suivi des baux et des échéances
Renouvellements, options, révisions et fins de bail, avec des alertes avant l’échéance.
Autres types de biens
Le même système pour les immeubles mixtes, les bureaux et les centres commerciaux.
Un système immobilier avec une société derrière
Le logiciel fait l’essentiel de la décision. Le reste, c’est qui se tient derrière.
Plus de 20 ans de gestion des baux
VemLease a été tbGold365 pendant plus de 20 ans. Il fait aujourd’hui partie de Vemco Group, et 1 500+ biens sont gérés avec lui.
Une équipe locale
Votre démo et votre support viennent des bureaux locaux de Vemco Group. VemLease est dans le cloud : en service mutualisé sur AWS, dans un compte AWS séparé pour votre société, ou installé dans votre propre cloud Azure, Google ou AWS.
Une plateforme que les bâtiments utilisent déjà
Vemco Group totalise 55 000+ installations dans 98+ pays et compte 60+ millions de personnes par jour, dans des réseaux de magasins, des centres commerciaux, des bureaux et des bâtiments publics.
Logiciel pour administrateurs de biens : questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel de gérance locative résidentielle ?
Un logiciel de gérance locative résidentielle tient les logements, les baux d’habitation, les loyers et les charges des immeubles résidentiels dans un seul système : les lots de chaque immeuble, le bail de chaque locataire avec son loyer, ses échéances et ses clauses, le budget de charges de l’immeuble et son décompte, et les factures qui en découlent. VemLease est ce volet bail, loyer, charges et reporting pour les propriétaires et gestionnaires d’immeubles d’habitation et de portefeuilles résidentiels. Ce n’est pas un outil d’annonces, de sélection des locataires ou de maintenance ; il se connecte aux systèmes qui font ce travail.
VemLease convient-il à un bailleur qui possède quelques appartements ?
VemLease est conçu pour les portefeuilles : immeubles d’habitation, portefeuilles résidentiels détenus par une ou plusieurs sociétés, et immeubles qui mêlent logements, commerces ou bureaux. Si vous louez deux ou trois appartements, un outil plus simple vous servira mieux. Si vous gérez des immeubles, VemLease tient les baux, les loyers et les charges de chaque immeuble au même endroit.
Un même immeuble peut-il contenir des appartements et des commerces ?
Oui. Un immeuble dans VemLease contient des lots de différents types : logements, commerces, bureaux, places de parking et caves. Le bail commercial porte ses propres clauses, comme le loyer variable, et les baux d’habitation portent les leurs, sur le même immeuble avec un seul budget de charges. Voir VemLease pour les immeubles mixtes.
Comment VemLease gère-t-il l’indexation des loyers sur les baux d’habitation ?
Les paliers de loyer et l’indexation sont saisis sur le bail à sa création, en un seul flux, de sorte que le loyer de chaque logement est connu pour les années à venir. Sur plusieurs marchés, les indices officiels peuvent être lus automatiquement et appliqués via la clause. Ce qu’un bail peut prévoir en matière de hausse de loyer varie selon le marché et relève de votre conseil juridique ; VemLease conserve ce qui a été convenu et le facture tel quel.
Comment les charges d’un immeuble sont-elles réparties entre les logements ?
Par des clés de répartition définies sur l’immeuble : pour chaque poste, un coefficient par lot ou une imputation directe à un seul lot, avec autant de clés que l’immeuble en a besoin. Le budget est réparti selon ces clés en quotes-parts, les quotes-parts sont facturées chaque mois ou chaque trimestre, et en fin d’année le budget est régularisé sur la base des charges réelles. Quand un lot a plusieurs propriétaires, la quote-part est répartie selon leurs pourcentages de détention.
À quels systèmes VemLease se connecte-t-il ?
VemLease dispose de connecteurs pour SAP ERP, Microsoft Dynamics, Sage et Salesforce, d’une API REST et d’un cube de données SQL Server lisible par n’importe quel outil de BI, à côté de rapports et de tableaux de bord personnalisables.
Voyez VemLease sur votre propre portefeuille
Une démo de 30 minutes avec une équipe Vemco locale. E-mail professionnel, sans engagement.