Logiciel de gestion locative d'immeubles de bureaux : baux, charges et locataires
La gestion locative de votre immeuble de bureaux sur un seul registre : tous les baux, étages et lots, paliers de loyer, indexation, échéances et l'exercice de charges du budget à la régularisation, avec l'occupation de l'immeuble sur la même plateforme. Conçu pour les propriétaires et les gestionnaires d'immeubles de bureaux multi-locataires et de parcs d'activités.
Une démo de 30 minutes avec une équipe Vemco locale. E-mail professionnel, sans engagement.
Ce qu'un bailleur de bureaux tient dans VemLease
Un immeuble de bureaux compte de nombreux locataires répartis sur plusieurs étages, chacun avec son propre bail, sa propre date de révision du loyer et sa propre quote-part des charges d'exploitation. VemLease rassemble tout cela sur l'immeuble et sur le bail, là où les équipes immobilières et financières peuvent le consulter.
L'immeuble, étage par étage
L'immeuble avec son adresse et ses étages, et chaque lot louable : bureaux, locaux de stockage et places de parking, chacun avec sa surface, son statut et ses dates de début et de fin.
Des lots qui évoluent
Lorsqu'un locataire prend un demi-étage, ou que deux lots n'en forment plus qu'un, les lots sont divisés ou fusionnés à partir d'une date. Les anciens lots sont clôturés, jamais supprimés, pour que l'historique des baux et des factures reste lisible.
Des baux avec leurs échéances
Fins de bail, options de renouvellement, facultés de résiliation et dates de révision du loyer sont suivies sur le bail, avec des alertes avant chaque échéance.
Paliers de loyer et indexation
Les paliers de loyer et l'indexation sont définis sur le bail en un seul flux, de sorte que le loyer de chaque étage est connu pour chaque année de la durée du bail.
Les charges sur l'immeuble
Le budget de charges de l'immeuble, les clés de répartition, les appels de provisions et la régularisation de fin d'exercice, gérés sur l'immeuble et facturés à chaque bail.
Sociétés et portefeuilles
Les baux sont tenus par société et par dossier de gestion, de sorte qu'un propriétaire qui détient plusieurs immeubles, plusieurs sociétés ou plusieurs marchés les gère dans un seul système.
L'exercice de charges d'un immeuble de bureaux, du budget à la régularisation
Dans un immeuble de bureaux multi-locataires, ce sont les charges d'exploitation qui soulèvent le plus de questions. Voici comment se déroule l'exercice lorsque l'immeuble est dans VemLease.
1. Le budget est établi sur l'immeuble
Le budget de charges de l'exercice est saisi par poste de dépense : nettoyage, sécurité, fluides, assurance, maintenance et administration.
2. Le budget est réparti selon les clés de répartition
Chaque poste de dépense est réparti entre les lots selon une clé de répartition : un coefficient par lot, ou une imputation directe à un seul lot. Autant de clés que l'immeuble en a besoin, définies une fois pour toutes sur l'immeuble.
3. Les provisions sont facturées et les dépenses suivies
Les provisions sont facturées aux locataires chaque mois ou chaque trimestre et l'encaissement est suivi. Les factures des fournisseurs sont enregistrées tout au long de l'exercice et comparées au budget.
4. L'exercice est régularisé
En fin d'exercice, le budget est régularisé sur la base des dépenses réelles et la quote-part de chaque locataire est comparée à ce qui a été facturé : le solde à payer ou l'avoir découle de l'exercice, et non d'un tableur construit en janvier.
Ce qu'un bail peut ou doit prévoir sur les charges récupérables, les plafonds et les surfaces vacantes relève de votre conseil juridique ; VemLease conserve ce qui a été convenu et le facture comme convenu.
Le bail, à côté de l'usage réel de l'immeuble
VemLease repose sur la plateforme Vemco qui compte les visiteurs et mesure l'occupation dans les bureaux, les bâtiments publics, le retail et les centres commerciaux. Le bail d'un étage et l'usage de cet étage sont côte à côte.
L'occupation avec VemSpace
L'occupation et l'usage des espaces pour les étages, les salles de réunion et les zones que vous gérez, depuis la même plateforme que les baux.
Les visiteurs avec Vemcount
Les visiteurs par entrée et par étage, depuis la plateforme qui compte 60+ millions de personnes par jour.
Votre ERP et votre CRM
Des connecteurs pour SAP, Microsoft Dynamics, Sage et Salesforce, et une API REST pour le reste.
Un seul système de gestion des baux derrière l'immeuble
Chaque partie du travail a sa propre page.
Charges locatives et régularisation
Les charges de chaque bail, régularisées à côté du bail dont elles découlent.
État locatif (rent roll)
Le loyer de chaque lot, construit à partir des baux, sur toutes les sociétés.
Suivi des baux et des échéances
Renouvellements, options, révisions et fins de bail, avec des alertes avant chaque échéance.
Centres commerciaux et enseignes
Le même système pour l'immobilier commercial : côté bailleur et côté enseigne.
Un système de gestion des baux avec une société derrière
Le logiciel fait l'essentiel de la décision. Le reste, c'est la société qui se tient derrière.
Plus de 20 ans de gestion des baux
VemLease a été tbGold365 pendant plus de 20 ans. Il fait aujourd'hui partie de Vemco Group, et 1 500+ biens sont gérés avec lui.
Une équipe locale
Votre démo et votre support viennent des bureaux locaux de Vemco Group. VemLease est hébergé dans le cloud : en service partagé sur AWS, dans un compte AWS distinct pour votre société, ou installé dans votre propre cloud Azure, Google ou AWS.
Une plateforme que les immeubles utilisent déjà
Vemco Group compte 55 000+ installations dans 98+ pays et compte 60+ millions de personnes par jour, dans les bureaux, les bâtiments publics, les enseignes et les centres commerciaux.
Logiciel de gestion locative d'immeubles de bureaux : questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion locative d'immeubles de bureaux ?
Un logiciel de gestion locative d'immeubles de bureaux conserve les baux, les locataires et les charges d'un immeuble de bureaux dans un seul système : les lots de chaque étage, le bail de chaque locataire avec son loyer, ses dates et ses clauses, le budget de charges et sa régularisation, et les factures qui en découlent. VemLease est ce volet baux, charges et locataires de la gestion d'un immeuble de bureaux, pour un seul immeuble ou pour un portefeuille. On parle aussi de logiciel de property management pour l'immobilier commercial ou de logiciel de gestion des baux.
Un locataire peut-il louer plusieurs étages, ou un demi-étage ?
Oui. Un bail peut regrouper plusieurs lots, chacun avec sa propre date de fin, et un lot peut être un étage de bureaux, un local de stockage ou une place de parking. Lorsqu'un locataire prend un demi-étage, le lot est divisé à partir d'une date ; lorsque deux lots n'en forment plus qu'un, ils sont fusionnés. Les anciens lots sont clôturés, jamais supprimés, pour que l'historique des contrats, des factures et de l'occupation reste lisible.
Comment les charges de l'immeuble sont-elles réparties entre les locataires ?
Selon des clés de répartition définies sur l'immeuble : pour chaque poste de dépense, un coefficient par lot ou une imputation directe à un seul lot, avec autant de clés que l'immeuble en a besoin. Le budget est réparti selon ces clés en provisions, les provisions sont facturées chaque mois ou chaque trimestre, et en fin d'exercice le budget est régularisé sur la base des dépenses réelles. Ce qu'un bail peut ou doit prévoir sur les charges récupérables et les surfaces vacantes relève de votre conseil juridique.
Comment VemLease gère-t-il les révisions de loyer et l'indexation ?
Les paliers de loyer et l'indexation sont définis sur le bail dès sa création, en un seul flux, de sorte que le loyer de chaque étage est connu pour les années à venir. Sur plusieurs marchés, les indices officiels peuvent être lus automatiquement et appliqués selon la clause d'indexation du bail. Les dates de révision sont suivies avec les autres échéances, avec une alerte avant chacune.
VemLease convient-il à un parc d'activités ou à un portefeuille d'immeubles de bureaux ?
Oui. Un immeuble dans VemLease peut être un immeuble de bureaux, un parc d'activités, un centre commercial ou un bien résidentiel, et les baux sont tenus par société et par dossier de gestion. Un propriétaire qui détient plusieurs immeubles, plusieurs sociétés ou plusieurs marchés les gère dans un seul système, avec l'état locatif et les échéances consolidés sur l'ensemble du portefeuille. VemLease couvre l'immobilier commercial, résidentiel et à usage spécifique, avec 1 500+ biens gérés.
À quels systèmes VemLease se connecte-t-il ?
VemLease dispose de connecteurs pour SAP ERP, Microsoft Dynamics, Sage et Salesforce, d'une API REST et d'un cube de données SQL Server lisible par tout outil de BI, en plus de rapports et de tableaux de bord personnalisables.
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